Seringkali apabila terdapat progam sukan, Hari Kebudayaan, Hari Kecemerlangan dan pelbagai program lain sudah pasti guru akan mencetak sijil-sijil kepada para peserta sebagai tanda penghargaan. Ada kalanya, guru perlu mencetak nama yang bebeza pada satu sijil yang sama.
Di sini akan saya kongsikan teknik mudah untuk mencetak sijil dengan nama peserta yang berbeza dengan mudah. Dua aplikasi atau perisian diperlukan bagi memudahkan cetakan sijil-sijil ini. Perisian tersebut ialah Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Tidak kisah versi apa yang hendak digunakan.
[sociallocker id=1421]
#1 Isikan Maklumat di Excel
Buka Excel dan mulakan mengisi nama peserta dan nombor kad pengenalan peserta di dalam perisian tersebut. Isikan pada lajur menegak yang pertama untuk nama dan lajur menegak kedua untuk nombor kad pengenalan.
Setelah selesai menaip maklumat-maklumat tersebut, anda boleh menyimpan (save) di desktop dalam format Excel Workbook untuk memudahkan carian. Cara lain selain menaip semula nama dan nombor kad pengenalan peserta adalah dengan kaedah copy dan paste. Ini lebih mudah dan cepat.
#2 Buat Reka Bentuk Sijil di Word
Bina satu reka bentuk sijil di Word dan pastikan ianya mempunyai ruangan untuk nama dan nombor kad pengenalan peserta tersebut. Boleh rujuk contoh reka bentuk yang saya siapkan di bawah.
Pastikan jarak ruangan untuk nama cukup luas kerana perlu diingat ada nama peserta yang mempunyai bilangan aksara yang banyak.
#3 Gunakan Arahan Mailing di Word
Klik pada Mailing di Word (cari bahagian atas) dan klik pada klik select receipients. Kemudian klik use existing list. Kemudian anda akan mendapat paparan windows baru yang meminta anda untuk select data source. Di sini anda hanya perlu memilih file excel mempunyai nama dan kad pengenalan peserta yang telah anda simpan di desktop.
Setelah memilih file yang anda simpan tadi, klik open.
Select sheet1.
#4 Menggantikan Nama Peserta di Ruangan Nama
Setelah memilih lokasi data, hanya perlu menggantikan nama peserta di ruangan nama dan no kad pengenalan peserta di ruangan no kad pengenalana.
Langkah yang mudah, hanya highlight nama di reka bentuk sijil dan klik pada insert merge field.
Lakukan perkara yang sama untuk ruangan kad pengenalan. Setelah selesai anda boleh klik pada preview results.
Anda kini boleh menyemak nama dan nombor kad pengenalan peserta dengan hanya klik pada anak panah biru di sebelah preview result. Untuk mencetak, hanya klik pada finish & merge dan klik pada print document.
[/sociallocker]
Jika anda dapati terdapat kesalahan pada nama atau no kad pengenalan, anda hanya perlu ubah di data Excel sahaja. Kedah yang sama juga boleh digunakan untuk anda mencetak kad jemputan, surat penggilan mesyurat PIBG dan lain-lain lagi. Semoga info ini memberi menfaat kepada anda.
Kredit gambar : Dennis Wong
Satu perkongsian yang baik yang patut dicontohi. Tahniah.
Terima kasih kerna sudi komen di sini. InsyaAllah akan saya usahakan perkongsian yang lebih baik pada masa akan datang.
Perkongsian yang menarik. Tq
sangat bermanfaat..
sgt bermanfaat..terima kasih
Sangat membantu
Info yang sangat berguna kerana saya Sudah lama tercari-cari perisian sebegini….terima kasih…
Alhamdulillah. ..
syukran…
Perkongsian ilmu yg sgt berfaedah..smoga saudara IK sentiasa dlm rahmatNya
thank you, good info
Ilmu yang bermanfaat. Akan dipraktikkan kelak. Terima kasih atas tunjuk ajar. 🙂
Tahniah.
Satu perkongsian yang sangat berguna.
amat membantu
amat membantu
Kaedah baru bagi saya. Akan dicuba mengikut langkah yang diberi. Terima Kasih cikguik
Terima kasih .bahan ini mengingatkan semula apa yang saya belajar beberapa tahun dahulu. Satu perkongsian yang baik.
Terima kasih atas perkongsian ilmu.. Semoga terus sukses.
Teknik mudah?
Kat mana yang mudahnya? Nak kena isi senarai nama dalam excel, lepas tu kena design sijil dalam word pulak. Saya rasa tajuk teknik mudah belum sesuai dengan artikel ini.
Semoga cikgu dapat membaiki teknik ini supaya ia benar-benar mudah. Jangan mudah percaya dengan kejayaan yang mudah dicapai. Sebenarnya masih ada beberapa step tersembunyi yang diperlukan untuk memperbaiki hasil kerja cikgu.
Terima kasih atas teguran. Saya akan perbaiki dari masa ke masa.
Baguslah cikgu ni, tak delete teguran. Dan ada pula yang membela. Itu adalah normal. Cuma, benda ni dah lama wujud, tapi masih ramai yang tak tahu. Asyik kejar gajet hingga abaikan pc.
Proses menghasilkan sijil, bermula dengan menyediakan senarai. Masalah yang perlu diberi perhatian di sini adalah ketepatan senarai tersebut. Biasanya, kita akan mencetak dan mengedarkan untuk setiap individu tersebut menyemak dan menurunkan tandatangan mengesahkannya.
Langkah ini boleh dilangkau jika kita menggunakan google doc. Biar setiap orang taip sendiri nama dalam tu. (diharapkan cikgu dapat buat artikel tentang google drive pulak lepas ni).
Kalau senarai tersebut telah ada dalam sistem, teknik yang cikgu ajarkan ini boleh digunakan, cuma tukarkan sambungan ke fail excel tersebut ke database sistem tersebut. Minta programmer sediakan XML dari database untuk memudahkan kita.
Semoga cikgu dapat meneruskan kajian tentang teknik mencetak sijil, dan menghasilkan sebuah buku. Saya tunggu.
Terima kasih atas kesudian berkongsi pandangan dan rumusan. Artikel tentang Google Drive bakal diterbitkan tidak lama lagi. InsyaAllah saya akan buat penyelidikan lagi. Terima kasih.
“mintak programmer buat xml”
“lagi senang”
lawak la ko ni. mcm ni ko kata lagi senang. buat apa suruh programmer kalau sendiri boleh buat soskod. ajar pls. gaya mcm pandai. lepas ni apa pulak, dari soskod tu buat program sendiri pakai vb? buat app utk ios/android? tutorial ni utk peringkat biasa2 je bang. dah nama website pun cikgu. mesti la utk cikgu2 lain. bukan utk budak2 it genius mcm ko ni. ye la ko sorang je pandai komputer kan
Betul la, pakai xml lebih senang. Saya dah cuba. Mula-mula saya design sijil tu guna Word, lepas tu bagi fail tu dekat programmer. Saya cakap, “Setiap kali ada kursus, saya nak senarai peserta dari sistem timbul secara automatik dalam sijil ni”. Program tu tanya, “macamana?”. Saya jawab, “Ntah la, tapi orang kata mail merge boleh gabung dengan xml”. Dia jawab, “okay”. Seminggu lepas tu, programmer tu bagi balik fail word tu dekat saya. Sekarang ni, saya tak payah fikir pasal sijil. Sebaik saja kursus bermula (bermaksud semua peserta dah confirm), saya cuma bukak fail word tu saja dan print sebagai mail merge. Selesai. Senarai peserta dan maklumat kursus telah diuruskan oleh AJK pendaftaran. Kita print dan buat muka serius.
Terima kasih Encik Norazmin (kalau cikgu, Cikgu Norazmin). Saya dah lama guna mail merge ni, cuma tak terfikir pula tentang boleh direct dari sistem masuk ke dalam word. Rupa-rupanya programmer ni, tak faham perasaan kita. Kalau kita tak cakap, dia biar saja kita tersiksa.
Mudah la ni. Daripada nak copy nama dan ic satu persatu ke dalam sijil. Lepas tu nak kena save, lepas tu semak dan print. Lepas tu nak kena buat perkara sama sampai 10000 kali. Kan ke tu lagi susah. Satu dunia guna kaedah mudah ni.. inilah cara paling mudah setakat ni untuk buat surat dengan maklumat yang berbeza.
Hehe.. Terima kasih Cikgu Amram. InsyaAllah saya akan update reka bentuk sijil bagi memudahkan lagi kegunaan para guru semua.
teknik mail merge ni memang terkenal sebagai salah-satu teknik untuk mencetak dokumen dalam bilangan yang banyak menggunakan hanya satu master document/template. cepat dan ringkas.
memang wujud dari zaman ms wordstar (dos environment). tapi memang benar ramai yang tak tahu macam mana nak link-up antara wordprosessor dengan spreadsheet atau database untuk jimatkan masa untk hasilkan dokumen seperti yang disebutkan di atas.
nak tau macam mana mudahnya? kalau guna mail merge, kita tak perlu nak copy paste dokumen yang sama banyak-banyak hanya semata-mata nak tukar nama atau ic number. cukup kalau kita isikan dalam excel atau table dalam apa-apa database (ms access, mysql, sql server, db2. kalau dah nak mengarut sangat boleh jer buat guna oracle). kalau tak ndak gunakan semua tu, kalau dah guna ms word, simpankan saja senarai tu guna ms office address list (file extension sama jugak .mdb). satu master document/template linked-up dengan database/spreadsheet lebik kecik saiznya berbanding satu fail dengan hasil copy paste yang mungkin jadi puluhan pages. kalau nak cari sesuatu namapun, tak perlu nak scroll document sampai ke hujung. cukup dengan search guna find recipient atau berdasarkan kepada record number. search time pun pendek.
teknik mail merge memang untuk layman. kalau bagus sikit daripada normal user, boleh jer hardcode guna vba. tekan alt f11. buatlah functions/procedures sesuka hati. tulislah sql statement sampai muntah sekalipun tak der sapa yang kisah.
template memanglah kena design dulu. ada list tapi kalau tak der template nak print aper? senarai nama saja?
kalau guna crystal report sekalipun tetap kena ada design dulu. kalau ada design dan tak der list pun tak guna jugak. masukkan senarai nama dalam table lebih mudah dan cepat berbanding delete copy paste untuk tukarkan nama/ic no.
tak der orang boleh cerita semua benda sekali harung. cuma kadang penyampaian tak dibuat secara menyeluruh bergantung kepada ruang dan masa. kalau cerita banyak sangat, fokis akan lari. audience boleh absorb semua ker? contoh, kalau programmer bercerita system development guna oop, takkan kot kita nak kutuk apsal nko cerita oop jer, naper tak cerita sekali assembly (near machine language) ker, visual pl ker. agak-agaklah weih
selepas google VBA, barulah saya tahu rahsia disebalik magick yang dilakukan oleh programmer kami. Setiap kali ada kursus, saya just bukak saja fail word untuk print sijil, dan terus print. Semua nama peserta semasa dah ada. Siap dengan tajuk, tempat dan tarikh kursus. Sedangkan saya tak mintak maklumat apa-apa pun dari AJK pendaftaran. Biasanya diaorang akan key-in dalam sistem diaorang, lepas tu emel fail excel kepada saya. Sekarang dah tak perlu dah. Start saja kursus, masukkan kertas sijil dalam printer, buka fail word tersebut dan print. (rasa macam dah gemuk sikit dah sekarang ni)
bagi saya, teknik ini memudahkan. adalah lebih sukar untuk taip nama dan no IC satu per satu dalam word. dalam Excel, hanya perlu gunakan tangan di keyboard, key in data dan WALLA!
kemudian, hanya sedikit pengubahsuaian di word, anda boleh cetak dengan mudah tanpa perlu taip semula.
kipidap bro!
saya masih bermasalah nak buat satu sistem rekod database dari borang dan nak print juga sebagai borang, tapi data disimpan dalam excel. dulu pernah guna excess tapi dah lupa dan projek tu tak menjadi pun..huhu
Salam sejahtera Tuan Norazmi. Sejujurnya sudah sekian lama saya buat teknik ini tapi kalau ada teknik yang lebih mudah dari ini tolong share.. kalau sudi. Terima kasih.
Syabas dan tahniah pd saudara. Terima kasih atas prkongsian ilmu yg sgt brmanfaat.
Ilmu yg sgt berguna..terima ksih
berguna , bagus …belum cuba tapi akan cuba , TQVM
TQ! Info yg menarik utk dikongsikan…Moga ilmu yg dikongsi bersama mendapat ganjaran olehNya…Insha Allah…Aamin..
Terima kasih. Moga bermanfaat buat Tuan.
sangat membantu..kurang2 tak adalah juling2 mata nak tgk kertas taip cek..phewww!!