Seringkali apabila terdapat progam sukan, Hari Kebudayaan, Hari Kecemerlangan dan pelbagai program lain sudah pasti guru akan mencetak sijil-sijil kepada para peserta sebagai tanda penghargaan. Ada kalanya, guru perlu mencetak nama yang bebeza pada satu sijil yang sama.
Di sini akan saya kongsikan teknik mudah untuk mencetak sijil dengan nama peserta yang berbeza dengan mudah. Dua aplikasi atau perisian diperlukan bagi memudahkan cetakan sijil-sijil ini. Perisian tersebut ialah Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Tidak kisah versi apa yang hendak digunakan.
[sociallocker id=1421]
#1 Isikan Maklumat di Excel
Buka Excel dan mulakan mengisi nama peserta dan nombor kad pengenalan peserta di dalam perisian tersebut. Isikan pada lajur menegak yang pertama untuk nama dan lajur menegak kedua untuk nombor kad pengenalan.
Setelah selesai menaip maklumat-maklumat tersebut, anda boleh menyimpan (save) di desktop dalam format Excel Workbook untuk memudahkan carian. Cara lain selain menaip semula nama dan nombor kad pengenalan peserta adalah dengan kaedah copy dan paste. Ini lebih mudah dan cepat.
#2 Buat Reka Bentuk Sijil di Word
Bina satu reka bentuk sijil di Word dan pastikan ianya mempunyai ruangan untuk nama dan nombor kad pengenalan peserta tersebut. Boleh rujuk contoh reka bentuk yang saya siapkan di bawah.
Pastikan jarak ruangan untuk nama cukup luas kerana perlu diingat ada nama peserta yang mempunyai bilangan aksara yang banyak.
#3 Gunakan Arahan Mailing di Word
Klik pada Mailing di Word (cari bahagian atas) dan klik pada klik select receipients. Kemudian klik use existing list. Kemudian anda akan mendapat paparan windows baru yang meminta anda untuk select data source. Di sini anda hanya perlu memilih file excel mempunyai nama dan kad pengenalan peserta yang telah anda simpan di desktop.
Setelah memilih file yang anda simpan tadi, klik open.
Select sheet1.
#4 Menggantikan Nama Peserta di Ruangan Nama
Setelah memilih lokasi data, hanya perlu menggantikan nama peserta di ruangan nama dan no kad pengenalan peserta di ruangan no kad pengenalana.
Langkah yang mudah, hanya highlight nama di reka bentuk sijil dan klik pada insert merge field.
Lakukan perkara yang sama untuk ruangan kad pengenalan. Setelah selesai anda boleh klik pada preview results.
Anda kini boleh menyemak nama dan nombor kad pengenalan peserta dengan hanya klik pada anak panah biru di sebelah preview result. Untuk mencetak, hanya klik pada finish & merge dan klik pada print document.
[/sociallocker]
Jika anda dapati terdapat kesalahan pada nama atau no kad pengenalan, anda hanya perlu ubah di data Excel sahaja. Kedah yang sama juga boleh digunakan untuk anda mencetak kad jemputan, surat penggilan mesyurat PIBG dan lain-lain lagi. Semoga info ini memberi menfaat kepada anda.
Kredit gambar : Dennis Wong