Teknik Mudah Cetak Sijil-Sijil Program

By
cikguik
-
111
5483

Seringkali apabila terdapat progam sukan, Hari Kebudayaan, Hari Kecemerlangan dan pelbagai program lain sudah pasti guru akan mencetak sijil-sijil kepada para peserta sebagai tanda penghargaan. Ada kalanya, guru perlu mencetak nama yang bebeza pada satu sijil yang sama.

 

sijil-banyak

 

Di sini akan saya kongsikan teknik mudah untuk mencetak sijil dengan nama peserta yang berbeza dengan mudah. Dua aplikasi atau perisian diperlukan bagi memudahkan cetakan sijil-sijil ini. Perisian tersebut ialah Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Tidak kisah versi apa yang hendak digunakan.

[sociallocker id=1421]

#1 Isikan Maklumat di Excel

Buka Excel dan mulakan mengisi nama peserta dan nombor kad pengenalan peserta di dalam perisian tersebut. Isikan pada lajur menegak yang pertama untuk nama dan lajur menegak kedua untuk nombor kad pengenalan.

 

menaip-data-di-excel

 

Setelah selesai menaip maklumat-maklumat tersebut, anda boleh menyimpan (save) di desktop dalam format Excel Workbook untuk memudahkan carian. Cara lain selain menaip semula nama dan nombor kad pengenalan peserta adalah dengan kaedah copy dan paste. Ini lebih mudah dan cepat.

 

#2 Buat Reka Bentuk Sijil di Word

Bina satu reka bentuk sijil di Word dan pastikan ianya mempunyai ruangan untuk nama dan nombor kad pengenalan peserta tersebut. Boleh rujuk contoh reka bentuk yang saya siapkan di bawah.

 

sijil-sukan

 

Pastikan jarak ruangan untuk nama cukup luas kerana perlu diingat ada nama peserta yang mempunyai bilangan aksara yang banyak.

 

#3 Gunakan Arahan Mailing di Word

Klik pada Mailing di Word (cari bahagian atas) dan klik pada klik select receipients. Kemudian klik use existing list. Kemudian anda akan mendapat paparan windows baru yang meminta anda untuk select data source. Di sini anda hanya perlu memilih file excel mempunyai nama dan kad pengenalan peserta yang telah anda simpan di desktop.

 

mailing-function

 

Setelah memilih file yang anda simpan tadi, klik open.

 

pilih-data-nama

 

Select sheet1.

 

sheet1

 

 

#4 Menggantikan Nama Peserta di Ruangan Nama

Setelah memilih lokasi data, hanya perlu menggantikan nama peserta di ruangan nama dan no kad pengenalan peserta di ruangan no kad pengenalana.

 

Langkah yang mudah, hanya highlight nama di reka bentuk sijil dan klik pada insert merge field.

 

 

insert-nama

 

 

Lakukan perkara yang sama untuk ruangan kad pengenalan. Setelah selesai anda boleh klik pada preview results. 

 

preview-result

 

 

Anda kini boleh menyemak nama dan nombor kad pengenalan peserta dengan hanya klik pada anak panah biru di sebelah preview result. Untuk mencetak, hanya klik pada finish & merge dan klik pada print document.

[/sociallocker]

Jika anda dapati terdapat kesalahan pada nama atau no kad pengenalan, anda hanya perlu ubah di data Excel sahaja. Kedah yang sama juga boleh digunakan untuk anda mencetak kad jemputan, surat penggilan mesyurat PIBG dan lain-lain lagi. Semoga info ini memberi menfaat kepada anda.

 

Kredit gambar : Dennis Wong

RELATED ARTICLESMORE FROM AUTHOR

111 COMMENTS

  16. Teknik mudah?

    Kat mana yang mudahnya? Nak kena isi senarai nama dalam excel, lepas tu kena design sijil dalam word pulak. Saya rasa tajuk teknik mudah belum sesuai dengan artikel ini.

    Semoga cikgu dapat membaiki teknik ini supaya ia benar-benar mudah. Jangan mudah percaya dengan kejayaan yang mudah dicapai. Sebenarnya masih ada beberapa step tersembunyi yang diperlukan untuk memperbaiki hasil kerja cikgu.

      • Baguslah cikgu ni, tak delete teguran. Dan ada pula yang membela. Itu adalah normal. Cuma, benda ni dah lama wujud, tapi masih ramai yang tak tahu. Asyik kejar gajet hingga abaikan pc.

        Proses menghasilkan sijil, bermula dengan menyediakan senarai. Masalah yang perlu diberi perhatian di sini adalah ketepatan senarai tersebut. Biasanya, kita akan mencetak dan mengedarkan untuk setiap individu tersebut menyemak dan menurunkan tandatangan mengesahkannya.

        Langkah ini boleh dilangkau jika kita menggunakan google doc. Biar setiap orang taip sendiri nama dalam tu. (diharapkan cikgu dapat buat artikel tentang google drive pulak lepas ni).

        Kalau senarai tersebut telah ada dalam sistem, teknik yang cikgu ajarkan ini boleh digunakan, cuma tukarkan sambungan ke fail excel tersebut ke database sistem tersebut. Minta programmer sediakan XML dari database untuk memudahkan kita.

        Semoga cikgu dapat meneruskan kajian tentang teknik mencetak sijil, dan menghasilkan sebuah buku. Saya tunggu.

        • Terima kasih atas kesudian berkongsi pandangan dan rumusan. Artikel tentang Google Drive bakal diterbitkan tidak lama lagi. InsyaAllah saya akan buat penyelidikan lagi. Terima kasih.

        • “mintak programmer buat xml”
          “lagi senang”

          lawak la ko ni. mcm ni ko kata lagi senang. buat apa suruh programmer kalau sendiri boleh buat soskod. ajar pls. gaya mcm pandai. lepas ni apa pulak, dari soskod tu buat program sendiri pakai vb? buat app utk ios/android? tutorial ni utk peringkat biasa2 je bang. dah nama website pun cikgu. mesti la utk cikgu2 lain. bukan utk budak2 it genius mcm ko ni. ye la ko sorang je pandai komputer kan

          • Betul la, pakai xml lebih senang. Saya dah cuba. Mula-mula saya design sijil tu guna Word, lepas tu bagi fail tu dekat programmer. Saya cakap, “Setiap kali ada kursus, saya nak senarai peserta dari sistem timbul secara automatik dalam sijil ni”. Program tu tanya, “macamana?”. Saya jawab, “Ntah la, tapi orang kata mail merge boleh gabung dengan xml”. Dia jawab, “okay”. Seminggu lepas tu, programmer tu bagi balik fail word tu dekat saya. Sekarang ni, saya tak payah fikir pasal sijil. Sebaik saja kursus bermula (bermaksud semua peserta dah confirm), saya cuma bukak fail word tu saja dan print sebagai mail merge. Selesai. Senarai peserta dan maklumat kursus telah diuruskan oleh AJK pendaftaran. Kita print dan buat muka serius.

            Terima kasih Encik Norazmin (kalau cikgu, Cikgu Norazmin). Saya dah lama guna mail merge ni, cuma tak terfikir pula tentang boleh direct dari sistem masuk ke dalam word. Rupa-rupanya programmer ni, tak faham perasaan kita. Kalau kita tak cakap, dia biar saja kita tersiksa.

    • Mudah la ni. Daripada nak copy nama dan ic satu persatu ke dalam sijil. Lepas tu nak kena save, lepas tu semak dan print. Lepas tu nak kena buat perkara sama sampai 10000 kali. Kan ke tu lagi susah. Satu dunia guna kaedah mudah ni.. inilah cara paling mudah setakat ni untuk buat surat dengan maklumat yang berbeza.

    • teknik mail merge ni memang terkenal sebagai salah-satu teknik untuk mencetak dokumen dalam bilangan yang banyak menggunakan hanya satu master document/template. cepat dan ringkas.

      memang wujud dari zaman ms wordstar (dos environment). tapi memang benar ramai yang tak tahu macam mana nak link-up antara wordprosessor dengan spreadsheet atau database untuk jimatkan masa untk hasilkan dokumen seperti yang disebutkan di atas.

      nak tau macam mana mudahnya? kalau guna mail merge, kita tak perlu nak copy paste dokumen yang sama banyak-banyak hanya semata-mata nak tukar nama atau ic number. cukup kalau kita isikan dalam excel atau table dalam apa-apa database (ms access, mysql, sql server, db2. kalau dah nak mengarut sangat boleh jer buat guna oracle). kalau tak ndak gunakan semua tu, kalau dah guna ms word, simpankan saja senarai tu guna ms office address list (file extension sama jugak .mdb). satu master document/template linked-up dengan database/spreadsheet lebik kecik saiznya berbanding satu fail dengan hasil copy paste yang mungkin jadi puluhan pages. kalau nak cari sesuatu namapun, tak perlu nak scroll document sampai ke hujung. cukup dengan search guna find recipient atau berdasarkan kepada record number. search time pun pendek.

      teknik mail merge memang untuk layman. kalau bagus sikit daripada normal user, boleh jer hardcode guna vba. tekan alt f11. buatlah functions/procedures sesuka hati. tulislah sql statement sampai muntah sekalipun tak der sapa yang kisah.

      template memanglah kena design dulu. ada list tapi kalau tak der template nak print aper? senarai nama saja?

      kalau guna crystal report sekalipun tetap kena ada design dulu. kalau ada design dan tak der list pun tak guna jugak. masukkan senarai nama dalam table lebih mudah dan cepat berbanding delete copy paste untuk tukarkan nama/ic no.

      tak der orang boleh cerita semua benda sekali harung. cuma kadang penyampaian tak dibuat secara menyeluruh bergantung kepada ruang dan masa. kalau cerita banyak sangat, fokis akan lari. audience boleh absorb semua ker? contoh, kalau programmer bercerita system development guna oop, takkan kot kita nak kutuk apsal nko cerita oop jer, naper tak cerita sekali assembly (near machine language) ker, visual pl ker. agak-agaklah weih

      • selepas google VBA, barulah saya tahu rahsia disebalik magick yang dilakukan oleh programmer kami. Setiap kali ada kursus, saya just bukak saja fail word untuk print sijil, dan terus print. Semua nama peserta semasa dah ada. Siap dengan tajuk, tempat dan tarikh kursus. Sedangkan saya tak mintak maklumat apa-apa pun dari AJK pendaftaran. Biasanya diaorang akan key-in dalam sistem diaorang, lepas tu emel fail excel kepada saya. Sekarang dah tak perlu dah. Start saja kursus, masukkan kertas sijil dalam printer, buka fail word tersebut dan print. (rasa macam dah gemuk sikit dah sekarang ni)

    • bagi saya, teknik ini memudahkan. adalah lebih sukar untuk taip nama dan no IC satu per satu dalam word. dalam Excel, hanya perlu gunakan tangan di keyboard, key in data dan WALLA!

      kemudian, hanya sedikit pengubahsuaian di word, anda boleh cetak dengan mudah tanpa perlu taip semula.

      kipidap bro!

      saya masih bermasalah nak buat satu sistem rekod database dari borang dan nak print juga sebagai borang, tapi data disimpan dalam excel. dulu pernah guna excess tapi dah lupa dan projek tu tak menjadi pun..huhu

    • Salam sejahtera Tuan Norazmi. Sejujurnya sudah sekian lama saya buat teknik ini tapi kalau ada teknik yang lebih mudah dari ini tolong share.. kalau sudi. Terima kasih.

  22. Suatu perkongsian ilmu yg sgt bermanfaat. InsyaaAllah akan dimanfaatkan ilmu ini agar beroleh keberkatan dan pahala berpanjangan…

  26. Terima kasih kerana memberi tunjuk ajar kaedah yang mudah ini. sy sudah cuba dan sgt mudah! rs sronok pulak buat sijil. untuk memudahkan kerja lagi, sy ambik maklumat murid dari apdm, jadi sy xpayah taip. cuma delete sj nama yg tak guna, dan delete jgk maklumat yang xperlu. xpayah taip. sgt mudah! Smoga Allah mempermudahkan segala kerja cikgu,

  29. Terima kasih cikgu!
    Sy pnh wat ni suatu ms dlu n dh tlupa ttg nye.artikel ckgu ni dh tlg sy utk refresh blk ilmu2yg dh lm sy lupe.huhu
    Terima kasih skali lg ckgu!!

  30. Teknik yg paling mudah kerana mgunakan hanya word dan excel shj… Sume pc atau lappy pun ada 2 program ofis ni… Dan kebanyakan sykt pun guna kaedah yg sama..
    Tq cgu ik..

  39. Teknik ini juga boleh digunakan untuk mencetak punch kad. Sekiranya pekerja melebihi 100 org memang penat nak buat satu2… Klu masukkan dlm bentuk excel memang cukup mudah dan berkesan.

  40. nk kongsi sikit sy biasa guna mel merge ni keja mklumlah pej daerah byk mjlis2 rasmi jd byklah kad jemputan nk dibuat,benda ni mmng senang bkn kt sijil je tpi apa2 borang tapi bg sy guna word leceh sikit kita transfer ke ms publisher leh bt kad,dan mcm2 caranya sama cuma kt excel tu laju petama kena tulis tajuk cth,nama,ic guna publisher apa yg kita taip diexcel akan dipaprkn dikiri skrin jd nmpk tggal klik je,nk find,remove,edit smua dikiri skrin,nama yg nk dprint leh pilih tggal ditanda / je apa kotak2 kecil mcm kita nk delete skt hp tu…tpi nie utk pilih print senang kan.klu nk tahu cara lebih tperinci sy leh tolog wssapkn siap gmbr klu nk le

  41. mmg mudahkan keje guna mail merge ni..sye dah 9 thun pakai cara ni utk buat 200 keping report student…benda ni xkan pandai dengan sekali blajar jer ..kena try n error…tp klu dah paham ..ujung jari jer 🙂

  43. sy dah pernah try buat tp. untuk buat surat kpd peserta pasar tani yg beratus2. agak remeh ckt sbb ada maklumat alamat yg kdg panjang smpai surat jd x cantik. tp klu utk buat sijil mmg sesuai sbb info yg nak d masukkan ringkas je. mula2 mmg susah sikit nak faham sbb bnda baru kan. apa2 pon nak kn bljar n buat dl, nti dah lama2 ok la.

  46. Sape yg kondem kt atas tu, mmg mudah cara ni, dipanggil mail merge, selalu data dh ada, kita retrieve je, org yg ckp susah tu yg tk bijak, apa la

  53. Sabarlah cikgu, kita nak kongsi ilmu pun ada yang nak cemburu…kot ye nak cemburu buatlah tutorial yang lebih menarik. Ini tak…asyik nak kondem jer. Melayu…Melayu…. bila nak maju atau terus menerus meLAYU…

  54. Assalamualaikum cikgu… terima kasih atas perkongsian ilmu… sy seorg pembantu tadbir di sekolah… ilmu yg cikgu berikan sgt bermanfaat kpd sy dan rakan2 sekerja… moga Allah merahmati n memurahkan rezeki cikgu sekeluarga… Amiin…

  55. 1.Kalau boleh cikgu tunjuk ajar kepada gulungan warga pendidik menggunakan ms access, ini lebih mencabar lagi untuk guru-guru, bukan setakat sijil bahkah lebih dari itu.
    2.Sehingga kini saya nampak, satu tugas guru yang teramat penting ialah dalam membina jadual waktu, penyediaan jadual waktu sekarang ini saya nampak diambil dari luar, kita ramai programmer kenapa perkara ini dipandang sepi, banyak sekolah menggunakan manual lagi, kanbuang masa.

  60. Congratulations…..good sharing….good info for the teachers to prepare the certs….especially me….hihihi…thanks a lot cikgu ik….great work…keep it up!

  65. jazakallahu khairan.smoga Allah SWT mengilhamkan byk idea kpd cikgu ihzam utk disebarluaskan n mnjadi perkongsian kpd org lain yg memerlukan..aamin.

  70. t.kasih cikgu atas ilmu. boleh x cikgu kongsikan pula cara kita tulis maklumat dalam excel dgn tajuk yang sama bagi setiap page, maknanya kepala sama tapi isi lain-lain

    • Untuk taip nama yang sudah ada atas sijil yang sedia bercetak, pertama sekali pastikan reka letak nama tersebut betul2 ada pada ruangan nama yang disediakan. Perlu cuba beberapa kali terlebih dahulu.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.