Tingkatkan Keselamatan Dokumen Anda

Memang menjadi lumrah apabila seorang guru perlu membina soalan untuk membuat ujian kepada anak didik mereka. Biasanya kita membina soalan pada Words dan menyimpannya di dalam komputer di sekolah atau di laptop peribadi. Namun, masih boleh berlaku keborocan dokumen sulit ini apabila terdapat pecah masuk atau aksess tanpa kebenara oleh individu yang tidak bertanggungjawab untuk mendapatkan dokumen ini.

Bukan itu sahaja, dokumen-dokumen penting dan sulit di dalam Words yang dibuat disebarkan atau dapat dibaca oleh individu yang tidak bertanggunjawab. Tahukah anda terdapat satu akta berkaitan jenayah komputer?

Merujuk kepada Akta 563, Akta Jenayah Komputer 1997, menjadi satu kesalahan jika capaian tanpa kuasa kepada bahan komputer. Ini bererti jika terdapat mana-mana individu yang mengambil maklumat atau bahan di dalam komputer tanpa kebenaran, mereka boleh didakwa di bawah akta ini.

Untuk membaca lebih lanjut berkaitan akta ini boleh muat turun di sini : MUAT TURUN AKTA JENAYAH KOMPUTER 1997.

Tingkatkan Keselamatan Dokumen Satu Langkah Bijak

Mencegah itu lebih baik daripada mengubati. Pepatah ini biasa sudah kita dengari. Namun apa langkah yang boleh diambil untuk meningkatkan keselamatan dokumen sulit kepunyaan peribadi atau organisasi kita? Contohnya set soalan ujian akhir tahun atau lain-lain dokumen penting.

Tahukah anda, Microsoft Office Words boleh diletakkan kata laluan semasa menyimpan (save)? Di sini saya tunjukkan beberapa langkah untuk menambah sekuriti pada dokumen anda. Versi Office yang saya gunakan di sini ialah Office 2010.

Langkah-Langkah Memasukkan Kata Laluan Pada Dokumen

Setelah selesai menyiapkan dokumen penting anda, tekan butan F12 di papan kekunci laptop atau dekstop anda dan paparan save as akan muncul.

Untuk memasukkan kata laluan pada dokumen tersebut, hanya klik paad Tools dan pilih General Options.

Paparan baru akan muncul untuk anda memasukkan kata laluan. Pertama kata laluan untuk membuka dan membaca dokumen tersebut dan kata laluan kedua adalah untuk mengubah dan membuat editing. Apa yang penting, kata laluan tersebut perlulah diingati. Kemudian anda akan diminta untuk mengesahkan kata laluan yang dimasukkan tadi.

Terakhir, hanya save seperti biasa. Apa yang akan berlaku apabila hendak membuka dokumen yang mempunyai kata laluan  ini? Paparan di bawah akan menjelaskannya.

Anda perlu mengisi kata laluan yang telah dimasukkan sebelum ini. Jadi, dokumen anda lebih selamat dan tidak mudah dibuka tanpa kebenaran anda.

Meletakkan kata laluan pada dokumen ini juga boleh digunakan pada Microsoft Office Excel dan juga Microsoft Office Power Point. Kaedah yang hendak digunakan juga sama. Hanya perlu klik pada ruangan Tools dan General Options pada paparan Save As untuk masukkan kata laluan.

Semoga perkongsian ini dapat membantu meningkatkan keselamatan dan tahap sekuriti dokumen sulit organisasi anda. Tidak kira untuk kegunaan peribadi ataupun sekolah. Apa yang penting, kita telah bertindak untuk mencegah dengan mangambil langkah ini. Semoga berjaya.

Kredit gambar : Manuel Schmalstieg, Arkib CikguIK